會議室很多，但不知道哪間空閑，如何避免一間間查看，快速找到合適的會議室?
一直找不到滿意的會議室，為會議資源焦頭爛額?
同一時間有幾個會議要參加，分身乏術(shù)?
手寫簽到、會議記錄，逐個開啟會議設(shè)備，占用太多會議時間，效率不高?
這些都是會議中常遇到的幾大頑固難題，itc云會務(wù)系統(tǒng)，具備會務(wù)預(yù)約、通知、紀要、會議設(shè)備控制等功能，解決所有與會難題。
目前，祈福、成都信合達、廣州唯品會等企業(yè)已選擇了itc云會務(wù)，定制出切合需求場景的解決方案，成功解決了企業(yè)會議資源合理分配，提高了單位內(nèi)部會務(wù)相關(guān)工作效率。
itc云會務(wù)管理系統(tǒng)，通過信息技術(shù)自主研發(fā)出操作簡便、界面友好的Web后臺管理以及Web端、App端用戶預(yù)約管理平臺，對企業(yè)的會前、會中、會后整個會務(wù)流程進行規(guī)范化、實時化管理，減少工作中會議室管理混亂、使用不均衡、設(shè)備不到位等情況，實現(xiàn)參會人員高效溝通，最大程度提高企業(yè)資源利用率與員工的工作效率。
實現(xiàn)會議預(yù)約管理、安排會議室預(yù)約時間、會議主題、發(fā)起人、參會人員，會議記錄的創(chuàng)建、查詢、取消等。與會人員可通過App或Web端以及門口屏查詢會議室、會議信息及其設(shè)備的狀態(tài)、占用情況，進行在線會議室預(yù)定。會議預(yù)約成功后，管理員允許進行人工干預(yù)，例如強制預(yù)留會議室、強制取消預(yù)訂等等。發(fā)起會議預(yù)約時，自動檢測邀請的參會人員是否同一時間有其他會議并提醒，避開會議沖突。
平臺通過對接無線化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的中控系統(tǒng)，根據(jù)會議召開時間自動部署會議室環(huán)境。能夠?qū)崿F(xiàn)會議延時或臨時離場的申請，管理人員可通過App或Web遠程操作，即可對設(shè)備進行延時操作或者離場后設(shè)備自動關(guān)閉，會議環(huán)境自動化、場景化控制。
在會議室門口設(shè)置顯示器，通過云會務(wù)系統(tǒng)與多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)聯(lián)合使用，在終端屏App展示會議主題、參會人數(shù)、會議狀態(tài)等會議信息，同時，自動將每間會議室的當前使用狀況及近期會議安排顯示在會議室門口的顯示屏上。使每間會議室、實驗室的使用情況及預(yù)訂情況一覽無余，會議室的會議狀態(tài)信息通知自動更新。
除了線上會議預(yù)約，會務(wù)全程一站式管理，云會務(wù)系統(tǒng)還可對接外部系統(tǒng)，如廣州唯品會就根據(jù)企業(yè)自身需求，定制化對接人體偵測系統(tǒng)、中控系統(tǒng)、Mini
CC、維秘App(唯品會公司自用App)等，并進行會議室分合處理操作，將各子系統(tǒng)集成在一起，形成一個多功能的會議系統(tǒng)。
當人體偵測系統(tǒng)感知到人員進入會議室，中控系統(tǒng)將配合控制會議室設(shè)備自動開啟到相應(yīng)的狀態(tài)，如燈光開啟、窗簾進入相應(yīng)的狀態(tài)、會議設(shè)備自動打開、門口預(yù)約屏會顯示已占用和預(yù)訂已使用等信息，匯總屏、門口小屏、會議室中的設(shè)備等顯示統(tǒng)一狀態(tài)信息，各相關(guān)辦公軟件(如outlook、OA、唯秘App、會議預(yù)約系統(tǒng)等)顯示會議室的狀態(tài)信息也即時更新同步。
會議室內(nèi)燈光、窗簾、視頻等設(shè)備也可以通過中控設(shè)備直接控制，或者通過Mini
CC移動端，針對各個設(shè)備進行配置場景，配置各種會議室會議召開時設(shè)備的開啟/關(guān)閉或其他情況，以及提前開啟/關(guān)閉的時間。
同時為合理化安排會議室資源，針對會議室大小需求問題，我們采用分開廳感應(yīng)器，聯(lián)動中控、云會務(wù)，當組合大會議室C中間拉上簾子阻斷光幕時，隔斷閉合時，光幕阻斷，系統(tǒng)判定為會議分割，顯示獨立會議室A和B可預(yù)約，組合會議室C顯示鎖定無法預(yù)約;而隔斷打開時，光幕聯(lián)通，系統(tǒng)判斷為會議分割取消，顯示組合會議室C可預(yù)約，獨立會議室A和B顯示鎖定無法預(yù)約。實現(xiàn)組合會議室的自由切換。
相比傳統(tǒng)會務(wù)軟件采取按需收費的模式，itc云會務(wù)無需企業(yè)用戶準備機房等硬件設(shè)施，只需打開瀏覽器或移動端應(yīng)用，登錄就能高效的開展會議。系統(tǒng)秉承人性化設(shè)計理念，移動式應(yīng)用、一鍵式管理將會務(wù)效率大大提高，比起現(xiàn)有的硬件視頻會議技術(shù)，云會議在方便性、快捷性、易用性上具有更顯著的優(yōu)勢，能夠大幅度降低企業(yè)運營成本，提高運營效率。
無論是企業(yè)內(nèi)部辦公還是對外租賃會議室，itc云會務(wù)均能打造切合實際場景需求的解決方案，無論何時何地，只需擁有一臺電腦、手機，就可以與世界各地的用戶進行交流和開會，一鍵預(yù)約，流程規(guī)范化管理，簡單易用，效果突出，快快手動pick!
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